Anexo de Tratamiento de Datos Personales

1. Partes y objeto

Este Anexo integra los Términos y Condiciones y regula el tratamiento de datos personales de pacientes que Ania (en adelante, "Ania" o la "Encargada") realiza por cuenta de la profesional titular de la cuenta (en adelante, la "Profesional" o la "Responsable").

Titular del servicio: Ramiro Ezequiel Boveda · CUIT 20-44338181-4 · Domicilio: Conesa 2531, Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

Se celebra en cumplimiento del artículo 25 de la Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales y su Decreto Reglamentario 1558/2001.

Al aceptar los Términos y Condiciones, la Profesional acepta este Anexo.

2. Roles de las partes

La Profesional es la Responsable del tratamiento. Determina la finalidad, el contenido y el uso de los datos de sus pacientes. En particular, le corresponde de manera exclusiva:

• obtener y documentar el consentimiento expreso e informado de cada paciente para el tratamiento de sus datos de salud, conforme los artículos 5 y 7 de la Ley 25.326;
• determinar qué datos carga, con qué finalidad y por cuánto tiempo;
• cumplir el secreto profesional y la normativa sobre historia clínica, incluidos los plazos de conservación del artículo 18 de la Ley 26.529;
• atender el ejercicio de derechos de sus pacientes;
• cumplir, cuando corresponda, con la inscripción de sus bases de datos ante la Agencia de Acceso a la Información Pública.

Ania es la Encargada del tratamiento. Trata los datos de pacientes únicamente por cuenta de la Responsable y conforme a sus instrucciones. Ania no determina la finalidad del tratamiento, no dispone de los datos para fines propios y no los aplica ni utiliza con un fin distinto del previsto en este Anexo.

Ania actúa como Responsable, y no como Encargada, respecto de los datos de la propia cuenta de la Profesional, conforme lo descripto en la Política de Privacidad.

3. Alcance del encargo

Los datos alcanzados, las categorías de personas, la naturaleza y la finalidad del tratamiento y su duración se describen en el Anexo I.

4. Instrucciones documentadas

Ania trata los datos de pacientes exclusivamente conforme a:

1. las instrucciones que la Profesional imparte a través del uso normal de las funciones del Servicio (cargar, modificar, exportar, eliminar, enviar comunicaciones);
2. las instrucciones adicionales que la Profesional remita por escrito a privacidad@app-ania.com y que Ania acepte por ser técnicamente viables y compatibles con el Servicio;
3. las obligaciones legales que resulten aplicables a Ania, en cuyo caso (salvo prohibición legal) Ania informará previamente a la Profesional.

Si Ania entiende que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, lo informará sin demora y podrá suspender su ejecución.

5. Obligaciones de Ania

Ania se obliga a:

1. No usar los datos para fines propios. En particular, no venderlos, no cederlos, no usarlos con fines publicitarios ni de elaboración de perfiles, y no utilizarlos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
2. Guardar confidencialidad, aun después de finalizada la relación contractual, conforme el artículo 10 de la Ley 25.326. La obligación se extiende a todo su personal, que suscribe compromisos de confidencialidad individuales y accede a los datos bajo el principio de mínimo privilegio.
3. Aplicar las medidas de seguridad del Anexo II y mantenerlas actualizadas conforme el estado de la técnica.
4. Registrar todo acceso a datos de salud, dejando constancia de quién accedió, a qué, cuándo, con qué finalidad y desde qué origen. Este registro está disponible para la Profesional y no puede desactivarse.
5. Asistir a la Profesional en los términos de la sección 8.
6. Notificar los incidentes de seguridad en los términos de la sección 9.
7. Devolver o suprimir los datos al finalizar la relación, conforme la sección 11.

6. Cifrado de extremo a extremo de las notas de sesión

Las notas de sesión se cifran en el dispositivo de la Profesional con una clave derivada de una frase de paso que Ania no conoce ni almacena. Ania almacena únicamente texto cifrado y no dispone del material criptográfico necesario para descifrarlo.

En consecuencia, y esto tiene efectos jurídicos que ambas partes reconocen expresamente:

• Ania no puede entregar esas notas en forma legible ante un requerimiento de terceros, incluidas autoridades judiciales o administrativas. Frente a un requerimiento de esa naturaleza, Ania informará esta imposibilidad técnica y, salvo prohibición legal, notificará a la Profesional para que ejerza sus derechos.
• Ania no puede recuperar esas notas si la Profesional pierde su frase de paso y su clave de recuperación. La Profesional reconoce que esta pérdida es definitiva y asume el riesgo, sin que ello genere responsabilidad para Ania.
• Las notas de sesión quedan excluidas del deber de asistencia en el ejercicio de derechos de acceso previsto en la sección 8, por imposibilidad técnica sobreviniente al diseño.

El resto de los datos de pacientes no está cifrado de extremo a extremo. Su protección se describe en el Anexo II, y el registro de accesos de la sección 5.4 opera como control compensatorio.

7. Subencargados

La Profesional autoriza de manera general a Ania a recurrir a los subencargados listados en el Anexo III para la prestación del Servicio.

Ania se obliga a:

• suscribir con cada subencargado obligaciones de protección de datos no menos exigentes que las de este Anexo;
• responder ante la Profesional por el cumplimiento de esas obligaciones;
• informar con 30 días de anticipación toda incorporación o sustitución de un subencargado que trate datos de pacientes.

Durante ese plazo, la Profesional puede oponerse por motivos razonables vinculados a la protección de datos. Si la objeción no puede resolverse, la Profesional puede rescindir la suscripción sin penalidad y con reintegro proporcional del período no usado.

8. Transferencias internacionales

La infraestructura del Servicio se aloja fuera de la República Argentina, principalmente en Estados Unidos, que no integra la nómina de países con protección adecuada de la Disposición 60-E/2016 y la Resolución AAIP 34/2019.

La transferencia se ampara en:

1. las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Disposición 60-E/2016 y la Resolución AAIP 198/2023, suscriptas con los subencargados; y
2. el consentimiento informado de los titulares de los datos, prestado con la información que exige el artículo 6 de la Ley 25.326 y comprensivo de la transferencia, cuya obtención corresponde a la Profesional como Responsable.

Ania pone a disposición de la Profesional, a su pedido, la información necesaria para acreditar el cumplimiento de este punto ante la autoridad de control.

9. Asistencia a la Responsable

Ania asistirá a la Profesional, en la medida en que resulte técnicamente posible:

• Derechos de los titulares. El Servicio incluye funciones de exportación de datos del paciente, rectificación y supresión, que permiten a la Profesional responder por sí misma. Si un titular ejerce sus derechos directamente ante Ania, Ania lo derivará a la Profesional y se lo notificará dentro de los 3 días hábiles, sin responder por sí sobre datos clínicos.
• Seguridad y evaluaciones de riesgo. Ania proporcionará la información razonablemente necesaria para que la Profesional evalúe el tratamiento y responda consultas de la autoridad de control.
• Requerimientos de autoridades. Ania notificará a la Profesional todo requerimiento que reciba sobre datos de sus pacientes, salvo prohibición legal.

10. Incidentes de seguridad

Ania notificará a la Profesional sin demora indebida y, en todo caso, dentro de las 72 horas de tomar conocimiento de un incidente de seguridad que afecte datos de pacientes.

La notificación incluirá, con la información disponible al momento: naturaleza del incidente, categorías y volumen aproximado de datos afectados, consecuencias probables, medidas adoptadas o propuestas, y un punto de contacto. La información faltante se completará por etapas a medida que se obtenga.

Ania cooperará con la Profesional en la notificación a los titulares y a la autoridad de control cuando corresponda. La decisión de notificar es de la Profesional, en su carácter de Responsable.

11. Auditoría

A pedido escrito y con 30 días de preaviso, y no más de una vez al año (salvo que medie un incidente de seguridad o un requerimiento de la autoridad de control), Ania pondrá a disposición de la Profesional la información necesaria para acreditar el cumplimiento de este Anexo.

Ania podrá satisfacer ese pedido mediante documentación de sus controles, informes de auditoría o certificaciones vigentes. Las auditorías presenciales o técnicas sobre la infraestructura requieren acuerdo previo sobre alcance, oportunidad y costos, y no podrán comprometer la seguridad ni la confidencialidad de los datos de otras profesionales.

12. Devolución y supresión

Al finalizar la relación contractual, cualquiera sea la causa:

1. La Profesional dispone de 30 días para exportar la totalidad de los datos desde el Servicio. Es responsabilidad de la Profesional hacerlo, en particular para cumplir el plazo de conservación de la historia clínica del artículo 18 de la Ley 26.529.
2. Vencido ese plazo, Ania suprimirá o anonimizará los datos de pacientes, salvo instrucción escrita en contrario.
3. Ania podrá conservar los datos que esté legalmente obligada a guardar (comprobantes fiscales, registros contables y registros de auditoría de accesos), exclusivamente con esa finalidad y por el plazo legal.
4. Las copias de seguridad se sobrescriben en el ciclo normal de rotación, actualmente de 30 días. Mientras tanto, permanecen sujetas a las mismas medidas de seguridad y sin acceso operativo.

13. Responsabilidad

Cada parte responde por el incumplimiento de las obligaciones que este Anexo le asigna. La responsabilidad de Ania se rige por el límite previsto en la sección 16 de los Términos y Condiciones, salvo dolo o culpa grave y salvo los supuestos en que la ley no admita limitación.

La Profesional mantendrá indemne a Ania frente a reclamos derivados de la falta de consentimiento de los pacientes o del incumplimiento de sus obligaciones como Responsable.

14. Vigencia y ley aplicable

Este Anexo rige mientras Ania trate datos de pacientes por cuenta de la Profesional, y las obligaciones de confidencialidad lo sobreviven sin límite temporal.

Ania es prestado hoy por una persona humana. Si la actividad se reorganiza bajo una sociedad, o si el negocio se transfiere, el encargo subsiste sin interrupción y en idénticos términos: quien continúe la actividad queda obligado por este Anexo desde el momento de la transferencia, con notificación previa de 30 días a la Profesional y su derecho a rescindir sin penalidad conforme la sección 7. Un cambio en la persona de la Encargada no altera la finalidad del tratamiento, no habilita un uso nuevo de los datos, y no requiere recabar nuevamente el consentimiento de los pacientes, que fue prestado ante la Responsable y no ante la Encargada.

Se rige por las leyes de la República Argentina. En caso de conflicto con los Términos y Condiciones en materia de protección de datos, prevalece este Anexo.

Anexo I: Descripción del tratamiento

Objeto: prestación del servicio de gestión de práctica profesional en salud mental.

Naturaleza y operaciones: recolección, registro, organización, almacenamiento, conservación, consulta, modificación, comunicación por transmisión, exportación, supresión, y cifrado de extremo a extremo respecto de las notas de sesión.

Finalidad: gestión de agenda, ficha clínica, notas de sesión, cobros, facturación y comunicación entre la Profesional y sus pacientes.

Categorías de titulares: pacientes de la Profesional, sus contactos de emergencia, y las personas que ejercen la responsabilidad parental cuando el paciente es menor de edad.

Categorías de datos:

Duración: mientras esté vigente la suscripción, más el plazo de la sección 12.

Anexo II: Medidas de seguridad

Criptografía

• Cifrado de extremo a extremo de las notas de sesión, con derivación de clave Argon2id y llave maestra envuelta. Ania no posee la frase de paso ni la clave de recuperación en claro.
• Cifrado en tránsito mediante TLS en la totalidad de las comunicaciones.
• Cifrado a nivel de campo con AES-256-GCM para credenciales de integraciones y número de matrícula.
• Exportación de notas entregada en contenedor cifrado AES-256 con contraseña de un solo uso generada en el dispositivo de la Profesional.

Control de acceso

• Autenticación mediante tokens de sesión firmados.
• Aislamiento estricto entre cuentas, verificado por pruebas automatizadas que bloquean el despliegue ante cualquier fallo de aislamiento o de fuga de texto plano.
• Acceso interno nominado, mínimo y sujeto a confidencialidad.
• Gestión de secretos en servicio dedicado, con rotación.

Trazabilidad

• Registro de accesos a datos de salud con identidad, recurso, acción, finalidad, origen y marca temporal, conservado 6 meses en línea y archivado con posterioridad.
• Registro de consentimientos con versión del documento, fecha, IP y navegador.
• Historial de cambios de la ficha clínica.

Continuidad

• Copias de seguridad diarias de la base de datos de producción, con retención de 30 días y procedimiento de restauración documentado.
• Versionado de los archivos almacenados.

Ciclo de vida del software

• Revisión de código y pruebas automatizadas previas al despliegue.
• Entornos separados de desarrollo, prueba y producción, con bases de datos independientes.

Anexo III: Subencargados autorizados

Infraestructura y servicios de base, contratados por Ania:

Integraciones opcionales, que solo reciben datos si la Profesional las conecta expresamente:

Identidad de los subencargados de infraestructura. La razón social de cada proveedor de la primera tabla, su país de constitución y la garantía de transferencia que lo ampara se informan a pedido de la Profesional, dentro de los 5 días hábiles, escribiendo a la dirección de contacto de este Anexo. Esa información se entrega antes de la aceptación si la Profesional la solicita, de modo que la autorización general del punto 7 y el derecho de oposición que allí se reconoce se ejercen con conocimiento de causa. No se publica en este documento por tratarse de información sobre la arquitectura del Servicio.